Tihomir CirkvenčićViše to ne možete ignorirati. Koncept društvenog umrežavanja ušao je u današnje poslovanje. Zaposlenici su informiraniji nego ikad, razmjenjuju ideje, pronalaze podatke i znanja koja su im potrebna te stvaraju veze s kolegama, partnerima i dobavljačima diljem svijeta.

Poslovni procesi mijenjaju se zahvaljujući društvenim tehnologijama. Alati za zajednički rad, poput e-pošte i programa za trenutno dopisivanje isto se tako razvijaju i moraju se promijeniti.

Kad se potrošačka razina društvenog umrežavanja pojavila prije nekoliko godina, zaposlenici su se počeli pitati zašto slične alate ne bi mogli imati i na poslu. Shvatili su da se putem društvenih mreža ljude i informacije može pronaći gotovo u istom trenutku kada vam zatrebaju. Zbog te brzine uporaba alata za zajednički rad proširila se i preko same uporabe e-pošte.

Znamo da „svijet bez e-pošte" danas više nije moguć, jer e-pošta pruža važnu poveznicu kako u internim tako i u eksternim komunikacijama. Komunikaciju između jedne i druge osobe e-pošta obavlja izuzetno dobro. Ipak, u današnjem društvenom poslovanju taj oblik komunikacije jedan-na-jedan ima svojih ograničenja. Primjerice, zaposlenici danas i nehotično nastavljaju komunicirati porukama čiji sadržaj za njih možda i nije relevantan ili poslovno smislen te im na taj način dodatno zagušuje komunikaciju i opterećuje e-poštanski sandučić. Zaposlenici tada teško razlučuju važne ili hitne informacije od onih koje nisu toliko ni važne ni hitne. Usto, za tu procjenu treba im puno vremena.

Pa, što sve to zapravo znači?

Gubi se dragocjeno vrijeme u pregledavanju i brisanju nebitnih poruka, u odgovaranju na poruke kolega i tako dalje. Kroz sve to vrijeme reagiranja se usporava i sve je teže pronaći smislenu informaciju u sve više zagušenim e-poštanskim sandučićima. Poslovni procesi su usporeni, prilike se propuštaju, produktivnost je zauvijek izgubljena, stručnost se ne koristi dovoljno, a znamo, sve to onda ne sluti na dobro kad je u pitanju uspjeh organizacije.

Ipak, napredne i inovativne organizacije shvatile su da gravitacijsko središte svojih zaposlenika moraju maknuti iz e-poštanskog sandučića i premjestiti ga na korisnije oblike timskog rada i prema navikama koje će rezultirati pravodobno dovršenim poslom kojeg treba obaviti.

Društvena pošta je nova e-pošta

Društvene tehnologije omogućavaju zaposlenicima da rade i komuniciraju preko granica i pronalaze i razmjenjuju informacije jednostavnim klikom miša. Radna okružja u cijelosti su revolucionirana. Zbog svega toga organizacije su shvatile da e-pošta mora postati društvena. Ne može preživjeti ako ostane sredstvo jednosmjerne komunikacije.

Znamo da su rješenja za timski rad napredovala i da danas poprimaju različite oblike. To više nije samo e-pošta, tu je trenutno dopisivanje, sastanci, označavanje važnih podataka, blogovi, datoteke i ta dalje. Kao rezultat toga sustavi za timski rad koji će se pojaviti u slijedećem razdoblju moraju ujedno biti i svojevrsni agregatori usluga, platforme koje povezuju sve alate za timski rad.

Upoznajte društvenu e-poštu

Društvena e-pošta pruža korisnicima jednu, integriranu platformu u obliku toka aktivnosti u kojoj se nalaze wiki stranice, blogovi, e-pošta, kalendar i još ponešto i koja naglašava relevantne podatke koji od korisnika zahtijevaju neko djelovanje. Rad u timovima omogućen je jednim klikom miša kao i gradnja društvenih zajednica koje se može pokrenuti kako među ljudima unutar tvrtke tako i s onima koji su izvan nje. Na taj način može se osnažiti odanost korisnika i ubrzati postizanje poslovnih rezultata.

Društvena e-pošta povezuje zaposlenike kroz razgovore i sadržaje koji su za njih relevantni, umjesto da ih prepušta samima sebi i osobnoj potrazi za takvim informacijama. Umjesto procesno usmjerenih e-poštanskih sandučića, korisnici društvene e-pošte imaju sandučiće usmjerene prema relevantnim aktivnostima: e-pošta tako postaje središnje mjesto putem koje se odvijaju sve aktivnosti vezane uz posao.

Agregacija svih informacija na jednom mjestu sama po sebi nije dovoljna. Tako korisnicima koji su ionako već preopterećeni informacijama dodajete samo još jednu novu količinu podataka.

Digitalno zapisanih podataka čak 2,7 zetabajta

Prema istraživanju analitičke kuće IDC količina digitalno zapisanih podataka samo ove godine će porasti za 48 posto, na približno 2,7 zetabajta. Već samo zbog toga inteligentni načini filtriranja podataka i mogućnost izvlačenja relevantnog sadržaja postaje jedan od poslovnih imperativa. Na primjer, društvena platforma za e-poštu kojom se zaposlenici koriste „sjeća se" onoga što su prije radili te im na temelju toga predlaže sadržaje koje bi trebali pratiti, razgovore u kojima bi mogli sudjelovati, koje blogove trebaju pročitati i tako dalje, a sve to na temelju njihovih prethodnih aktivnosti i poruka e-pošte koje su zaprimili u svoj sandučić e-pošte. Sadržaj koji je za njih najvažniji, pojavljuje se na vrhu predloženih aktivnosti.

Usto, društvena e-pošta korisnicima pruža i intuitivno iskustvo rada. Zaposlenici sada mogu jednostavnom klikni-i-povuci naredbom prebacivati razne aktivnosti iz sandučića e-pošte u neku prikladniju platformu (kao što je platforma društvene e-pošte, na primjer) i na taj način ostvariti bogatiju i produktivniju konverzaciju. Zaposlenici mogu pozivati kolege i tako se brže dogovarati oko poslova koje treba obaviti u okviru projekta na kojem zajedno rade i tako brže postizati željene poslovne rezultate. Sve to produbljuje i međuljudske odnose u tvrtki.

Uporabom alata za društveno dopisivanje zaposlenici ne moraju birati između e-pošte i društvenih mreža. Sada mogu biti u okružju koje im pruža stalan pristup informacijama i aplikacijama i mogu sudjelovati u razgovorima izravno iz svoje platforme za društveno dopisivanje.